Insuprint S.R.L.
División Empresas

Costo real de un archivo

Un archivo puede ir desde una sencilla carpeta, hasta cajas y cajas de archivo muerto arrumbados en una bodega. Los costos más comunes, y que se pueden cuantificar en el proceso de generar y guardar documentos, son:

Cajones, impresiones, copias, papel, cajas de archivo, estantes, servicios (luz, limpieza), personal, equipo de seguridad, mantenimiento, destrucción de archivo obsoleto, cartuchos de tinta, toner de copiadoras, folders, grapas, etc.

A estos costos les denominamos
- "Costos Presupuestados". Además, el tiempo usado en archivar y en buscar, el costo de no encontrar un documento, el tiempo invertido en depurar los archivos personales, el costo de tomar una decisión sin toda la información necesaria, el costo de dejar de realizar las labores por buscar y archivar documentos, el costo de oportunidad del espacio de archivos, el costo de tener documentos duplicados, etc.

- Estos costos se denominan "Costos no considerados".
Imagínese que cada año está generando la misma cantidad de papel y que la tiene que estar guardando por 10 años como mínimo, ¿Cuál es el costo de esto?, y si además consideramos las formas preimpresas, las cuales en ocasiones sobrepasan las cifras que mencionamos anteriormente ¿conoce usted cuánto gasta su empresa en formas preimpresas? Y si además sumamos los costos "no considerados" al gasto de 10 años de generar papel, estamos hablando de mucho dinero imposible de no gastar pero que podemos amortizar.

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